En flex office, un colis n’a plus de bureau où attendre son destinataire. Pour le gérer sans accueil dédié, fixez d’abord qui le dépose, qui le retire et à quelle heure, puis choisissez entre salle courrier, casiers réservables ou casiers à colis connectés, écrivez la règle sur les colis personnels et posez l’équipement sans travaux.
Ce que le flex office change dans la réception des colis
Avec un poste attitré, le livreur laissait le carton à l’accueil et quelqu’un le posait sur le bureau du destinataire. Avec des postes non attribués, ce dernier maillon disparaît : le salarié qui attend un écran de remplacement n’a plus de place à lui, et personne ne sait où poser le paquet.
L’accueil, de son côté, a souvent fondu avec le réaménagement. Standard tenu le matin seulement, poste d’accueil partagé entre deux bâtiments, hall vide le vendredi : les livreurs passent pourtant à toute heure, et le colis finit sur une banque déserte ou dans un local technique.
Deux flux se mélangent alors. Avec le travail hybride, beaucoup de salariés se font livrer leurs achats au bureau sans savoir s’ils y seront le jour du passage. Les colis professionnels, eux, pèsent davantage quand ils s’égarent entre deux étages ou deux sites : matériel informatique, fournitures, échantillons, pièces attendues par un projet.
Accueil, salle courrier, casiers, point relais : les options et leurs limites
Dans des bureaux flexibles, cinq solutions coexistent, et leurs limites tiennent surtout aux horaires et à la personne qui manipule le colis :
- l’accueil ou le standard : un interlocuteur signe, vérifie l’état du carton et prévient le destinataire, dans la limite de ses horaires et de la place derrière la banque ;
- la salle courrier tenue par un agent, salarié ou prestataire : le tri est fiable, mais la distribution suppose un poste où livrer et le retrait se cale sur sa présence ;
- les casiers personnels réservables : chacun y range ses affaires pour la journée, mais le livreur n’y a pas accès ;
- les casiers à colis connectés : le livreur ou un agent dépose sans attendre personne, le destinataire est prévenu et retire quand il passe, à condition de choisir l’emplacement, la taille des cases et le sort des colis hors format ;
- le point relais extérieur : l’entreprise ne manipule plus rien, mais la formule ne vaut que pour les achats personnels.
Les combinaisons sont fréquentes : un agent garde la main sur les recommandés et les plis à signer, les cartons ordinaires passent en libre-service.
Casier connecté pour l’entreprise : qui dépose, qui retire, à quelle heure ?
Sur un plateau sans place réservée, le casier remplace le bureau qui servait de boîte aux lettres. Isitec International, à Millery près de Lyon, conçoit ces équipements et leur logiciel de suivi pour les entreprises.
Le besoin, lui, se pose en trois termes : qui dépose le carton, qui vient le reprendre, et à quelle heure chacun passe réellement dans vos locaux. Isitec International commercialise ses casiers sous une marque dédiée. Cette marque, Isilocker, classe ses modèles de casier connecté pour l’entreprise selon la personne chargée du dépôt, et sa page d’accueil présente les trois gammes qui en découlent et la règle de choix associée. Le casier à écran tactile laisse le livreur déposer seul, le locker bois à double accès s’intègre dans un hall, le Locker Lite est rempli par un agent muni de son smartphone. Le destinataire retire ensuite avec un code, un QR code ou son badge, chaque mouvement étant horodaté dans le logiciel ISITRAC 360. Ce classement vous fait gagner une étape, pourvu que vous ayez tranché quatre questions :
- Qui ouvre la case pour déposer : le livreur de passage, un agent des services généraux, ou un collègue qui laisse du matériel à un autre ?
- Qui retire, et ce destinataire vient-il dans ce bâtiment tous les jours ou seulement certains jours de la semaine ?
- À quelles heures les colis arrivent-ils, et à quelles heures vos équipes sont-elles réellement là pour les reprendre ?
- Quels formats et quels volumes passent chaque semaine, de l’enveloppe épaisse au carton encombrant, et quand tombent les pics ?
Les réponses orientent le choix. Si un agent fait déjà la tournée du courrier, l’enjeu porte sur la remise prouvée ; si les livreurs passent quand l’accueil est fermé, sur le dépôt sans intermédiaire. Prévoyez enfin l’endroit où attendront les colis trop grands pour une case.
Certains modèles proposent aussi des cases personnelles réservables pour une durée donnée : sur un plateau en flex office, le même meuble garde alors les affaires du salarié et ses livraisons.
Colis personnels au bureau : écrire la règle interne
Accepter les colis personnels des salariés relève d’un choix d’organisation : service rendu aux équipes, tolérance limitée aux petits formats ou refus pour soulager la salle courrier. Les trois positions se défendent, à condition d’être écrites.
Charte d’usage ou note de service
Une charte diffusée sur l’intranet décrit le service : formats acceptés, objets exclus, délai de retrait, sort des colis non réclamés, mandat donné à un collègue. Le support compte. La fiche « Règlement intérieur d’une entreprise » d’Entreprendre Service Public, vérifiée le 28 mai 2026, indique que les notes de service portant des obligations générales et permanentes de santé, de sécurité ou de discipline sont soumises aux mêmes dispositions que le règlement intérieur, quel que soit l’effectif. Une interdiction assortie de sanctions relève a priori de ce cadre : avis du CSE, dépôt au greffe du conseil de prud’hommes, diffusion, transmission à l’inspection du travail. Faites qualifier le texte par votre avocat.
Perte ou casse : dire qui répond
Qui répond d’un colis personnel égaré entre la réception et la remise ? Aucune grille toute faite ne tranche à votre place : écrivez ce que couvre le service et ce qu’il exclut, puis faites relire la formulation. Interrogez aussi votre assureur sur le bien confié par un salarié : la distinction entre RC exploitation et RC professionnelle, détaillée sur ce site, éclaire cet échange. Une remise tracée facilite toujours le traitement d’une réclamation.
Des notifications qui portent des données personnelles
Un avis de livraison contient un nom, une adresse ou un numéro, et l’historique associe une personne à une heure de retrait. La CNIL, dans sa page « Conformité RGPD : comment informer les personnes et assurer la transparence ? », demande une information concise, compréhensible et accessible : finalité, base légale, destinataires, durée de conservation, droits. Sa page sur l’accès aux locaux et le contrôle des horaires, mise à jour en juin 2026, qualifie de détournement de finalité l’usage d’un badge d’accès pour vérifier les horaires des employés. Réservez de même l’historique des retraits à la preuve de remise, jamais au suivi des présences, et écrivez-le.
Installer des casiers dans des bureaux loués, sans travaux
Dans des locaux loués, percer un mur ou tirer une ligne électrique n’a rien d’anodin. Beaucoup de baux soumettent les transformations du preneur à l’accord écrit du bailleur : relisez la clause avant de commander, en vous aidant du décryptage des clauses critiques du bail commercial. La fiche « Contrat de bail commercial » d’Entreprendre Service Public rappelle qu’un état des lieux d’entrée décrit chaque pièce et ses équipements, et qu’un autre est rédigé à la restitution des locaux : une fixation murale s’y lira.
Un équipement autoportant, posé contre un mur sans ancrage, suit les réaménagements de votre espace partagé et repart avec vous en fin de bail. Le Locker Lite, alimenté par batterie et piloté en Bluetooth, fonctionne sans câble ni réseau, se met en place en moins d’une heure, tient huit mois sur une charge et se décline en 11 ou 15 cases. Un casier à écran, branché sur secteur, demande en revanche une prise proche et une liaison Wi-Fi, Ethernet ou 4G arrêtée avec votre DSI.
L’emplacement se raisonne ensuite en circulation. Dans sa fiche ED 23 sur l’aménagement des bureaux, l’INRS recommande des couloirs de plus de 150 cm de large, valeur liée aux exigences incendie pour 20 à 50 personnes, et une largeur de base de 80 cm pour accéder aux rangements. Placez donc le casier sur le passage de tous, près de l’entrée du plateau, sans que ses portes ouvertes gênent un couloir ou une évacuation.
Relever une semaine de flux avant de dimensionner
Un dimensionnement solide part d’un relevé, pas d’une estimation. Pendant une semaine type de votre organisation en flex office, hors congés, notez chaque mouvement :
- les colis entrants, par jour, par format et par destinataire, personnels et professionnels séparés ;
- les envois sortants, retours de matériel compris ;
- les échanges internes, d’un service ou d’un site à l’autre ;
- la personne qui dépose et celle qui retire ;
- l’heure réelle d’arrivée et celle du retrait.
Ce relevé donne le nombre de cases utiles, la part des grands formats et les plages horaires à couvrir, puis nourrit vos échanges avec la DSI, le CSE, le bailleur et l’assureur. Si l’achat passe par un financement dédié, le crédit-bail mobilier figure parmi les montages à étudier avec votre expert-comptable.
Prochaine étape : confiez le relevé, cinq jours ouvrés durant, à la personne qui reçoit aujourd’hui les colis, puis comparez les options sur ses chiffres.
Colis au bureau : les questions des services généraux
Faut-il informer les salariés avant d’installer des casiers à colis ?
Oui, dès lors que l’équipement traite des données personnelles : nom du destinataire, adresse électronique ou numéro de mobile, heure de retrait. La CNIL attend une information claire et accessible, qui précise la finalité, les destinataires, la durée de conservation et les droits des personnes. Une note sur l’intranet, reprise près des casiers, remplit ce rôle. Si l’historique peut renseigner sur l’activité des équipes, consultez aussi le CSE.
Combien de temps garder un colis que personne ne vient chercher ?
Le délai relève de votre organisation : fixez-le dans la note interne et annoncez-le dès la première notification. Prévoyez une relance automatique, puis une solution de repli au terme du délai : retour à l’expéditeur, remise sur rendez-vous ou stockage dans un local fermé. Un salarié qui ne vient que certains jours doit pouvoir retirer son colis lors de sa prochaine journée sur site.
Où installer les casiers sur un plateau en flex office ?
Choisissez un endroit par lequel passent tous les salariés en arrivant, près de l’entrée du plateau ou dans le hall, bien éclairé. Laissez un passage confortable devant les portes ouvertes, à l’écart des cheminements d’évacuation. Vérifiez la présence d’une prise et d’une liaison réseau si le modèle en a besoin. Dans un immeuble partagé, demandez au bailleur si les parties communes peuvent accueillir le dépôt des livreurs.